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庆典知识浅谈
www.52flower.com  2008-12-3 15:57:48  西安爱乐鲜花礼品商城   关注:1888
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    庆典,商务人员参加庆祝仪式的机会是很多的,既有可能奉命为本单位组织一次庆祝仪式,也有可能应邀去出席外单位的某一次庆祝仪式。
    第一类,本单位成立周年庆典。通常,它都是逢五、逢十进行的。即在本单位成立五周年、十周年以及它们的倍数时进行。第二类。当单位本身荣获了某项荣誉称号、单位的“拳头产品”在国内外重大展评中获奖之后,这类庆典基本上均会举行。第三,本单位取得重大业绩的庆典。这些来之不易的成绩,往往都是要庆祝的。第四类,确定新的合作伙伴、兼并其他单位、分公司或连锁店不断发展时,自然都值得庆祝一番。
    就形式而论,若能由此而增强本单位全体员工的凝聚力与荣誉感,并且使社会各界对本单位重新认识、刮目相看,那么大张旗鼓地举行庆典,多进行一些人、物的投入,任何理智、精明的商家,都会对此在所不惜。所之,增强本单位全体员工的自豪感无所作为,那么举行一次庆典即使花不了几个钱,也没有必要好大喜功、非要去搞它不可。
    往往会各有多方面的不同要求。即有关庆典的礼仪规范,就是由组织庆典的礼仪与参加庆典的礼仪等两项基本内容所组成的。以下,对其分别予以介绍。
    先要对它作出一个总体的计划。需要记住两大要点:其一,要体现出庆典的特色。其二,要安排好庆典的具体内容。
    毋庸多言,不论是举行庆典的具体场合、庆典进行过程中的某个具体场面,还是全体出席者的情绪、表现,都要体现出红火、喜悦的气氛。惟独如此,庆典的宗旨――塑造本单位的形象,显示本单位的实力,扩大本单位的影响,才能够真正地得以贯彻落实。
    得到全面的体现。 如果站在组织者的角度来考虑,庆典的内容安排,来宾的接待、环境的布置以及庆典的程序等四大问题。
    首先,或是让对方勉为其难。确定庆典出席者名单时,始终应当以庆典的宗旨为指导思想,一般来说,庆典的出席者通常应包括如下人士:
一是上级领导。大都对单位的发展给予过关心、指导。邀请他们参加,主要是为了表示感激之心。
二是社会名流。社会各界的名人对于公众最有吸引力,能够请到创始们,将有助于更好地提高本单位的知名度。
三是大众传媒。在被称为仅次于立法、行政、司法三权的社会“第四权力”。邀请它们,并主动与它们合作,将有助于它们公正地介绍本单位的成就,进而有助于加深社会对本单位的了解和认同。
四是合作伙伴。请他们来与自己一起分享成功的喜悦,是完全应该的,而且也是绝对必要的。
五是社区关系。对本单位具有种种制约作用的社会实体。例如,本单位周围的居民委员会、街道办事处、医院、学校、商店以及其他单位等等。请他们参加本单位的庆典,会使对方进一步了解本单位、尊重本单位、支持本单位,或是给予本单位更多的方便。
六是单位员工。都离不开他们的兢兢业业和努力奋斗。所以在组织庆典时,是不容许将他们完全“置之度外”的。
鉴于庆典的出席人员甚多,牵涉面极广,故不到万不得已,均不许将庆典取消、改期或延期。
其次,与一般商务交往中来宾的接待相比,对出席庆祝仪式的来宾的接待,更应突出礼仪性的特点。不但应当热心细致地照顾好全体来宾,而且还应当通过主方的接待工作,使来宾感受到主人真挚的尊重与敬意,并且想方设法使每位来宾都能心情舒畅。
最好的办法,筹备组成员通常应当由各方面的有关人士组成,他们应当是能办事、会办事、办实事的人。
在庆典的筹备组之内,在公关、礼宾、财务、会务等各方面“分兵把守”,各管一段。其中负责礼宾工作的接待小组,大都不可缺少。 庆典的接待小组,原则上应由年轻、精干、身材与形象较好、口头表达能力和应变能力较强的男女青年组成。
    其一,来宾的迎送。即在举行庆祝仪式的现场迎接或送别来宾。其二,来宾的引导。即由专人负责为来宾带路,将其送到既定的地点。其三,来宾的陪同,对于某些年事已高或非常重要的来宾,应安排专人陪同始终,以便关心与照顾。其四,来宾的接待。即指派专人为来宾送饮料、上点心以及提供其他方面的关照。
凡应邀出席庆典的来宾,因此,当他们光临时,主人没有任何理由不让他们受到热烈而且合乎礼仪的接待。将心比心,在来宾的接待上若得过且过、马马虎虎,是会伤来宾的自尊心的。
    再次,应当精心布置好举行庆祝仪式的现场。举行庆祝仪式的现场,是庆典活动的中心地点。对它的安排、布置是否恰如其分,依据仪式礼仪的有关规范,商务人员在布置举行庆典的现场时,需要通盘思考的主要问题有:
一是地点的选择。以及外借的大厅、等等。均可相机予以选择。不过在室外举行庆典时,切勿因地点选择不慎,从而制造噪声、妨碍交通或治安、顾此而失彼。
二是环境的美化。在反对铺张浪费的同时,应当量力而行,着力美化庆典举行现场的环境。为了烘托出热烈、隆重、喜庆的气氛,还可以请由本单位员工组成的乐队、锣鼓队届时演奏音乐或敲锣打鼓,热闹热闹。但是这类活动应当要适度,不要热闹过了头,成为胡闹。或者“喧宾夺主”。千万不要请少先队员来扮演这类角色,不要劳动孩子们为这类与他们无关之事而影响其学业。
三是场地的大小。应同出席者人数的多少相适应。人多地方小,拥挤不堪。会使人心烦意乱。人少地方大,则会让来宾对本单位产生“门前冷落车马稀”的感觉。
四是音响的准备。让主持人手忙脚乱、大出洋相。在庆典举行前后,摆放一些喜庆、欢快的乐曲,只要不抢占“主角”的位置,通常是可以的。但是对于播放的乐曲,应选期进行审查。切勿届时让工作人员自由选择,随意播放背离庆典主题的乐曲,甚至是那些凄惨、哀怨、让人心配和伤心落泪的乐曲,或是那些不够庄重的诙谐曲和爱情歌曲。 
    最后,应当精心拟定好庆典的具体程序。大体上讲,它应以一个小时为其极限。这既为了确保其效果良好,也是为了尊重全体出席者,尤其是为了尊重来宾。第二,程序宜少不宜多。程序过多,不仅会加长时间,而且还会分散出席者的注意力,并给人以庆典内容过于凌乱之感。总之,不要使庆典成为内容乱七八糟的“马拉松”。
依照常规,一次庆典大致上应包括下述几项程序:
预备:请来座就座,介绍佳宾。
第一项,宣布庆典正式开始,唱本单位之歌。
第二项,介绍此次庆典的缘由,等等,其重点应是报捷 以及庆典的可“庆”之处。
第三项,协作单位及社区关系单位,均应有代表讲话或致贺辞。不过应当提前约定好,不要当场当众推来推去。贺信等等,可不必一一宣读,但对其署名单位或个人应当公布。在进行公布时,可依照其“先来后到”为序
第四项,安排文艺演出。这项程序可有可无,如果准备安排,应当慎选内容,注意不要有悖于庆典的主旨。
参加庆典时,均应注意自己临场之际的举止表现。其中,主力单位人员的表现尤其为重要。
在举行庆祝仪式之前,主办单位应对本单位的全体员工进行必要的礼仪教育。对于本单位出席庆典的人员,还须规定好有关的注意事项,并要求大家在临场之时,务必要严格遵守。在这一问题上,单位的负责人,尤其是出面迎送来宾和上主席台的人士,只能够“身先士卒”,而绝不允许有任何例外。因为道理非常简单,在庆祝仪式上,真正令人瞩目的,还是东道主方面的出席人员。假如这些人在庆典中精神风貌不佳,穿着打扮散漫,举止行为失当,很容易对本单位的形象进行“反面宣传”。
按照仪式礼仪的规范,作为东道主的商界人士在出席庆典时,应当严格注意的问题涉及到以下七点:
第一,仪容要整洁。事先都要洗澡、理发,男士还应刮光胡须。无论如何,届时都不允许本单位的人员蓬头垢面,有意无意去给本单位的形象“抹黑”。
第二,服饰要规范。有统一式样制服的单位,应要求以制服作为本单位人士的庆典着装。无制服的单位,应规定届时出席庆典的本单位人员必须穿着礼仪性服装。即男士应穿深色的中山装套装,或穿深色西装套装,配白衬衫、黑色皮鞋。女士应穿深色西装套裙,配长统肉色丝袜、黑色高跟鞋,或者穿深色的套裤,或是穿花色素雅的连衣裙。自由放任,把一场庄严隆重的庆典,搞得像一场万紫千红的时装或休闲装的“博览会”。倘若有可能,将本单位出席者的服饰统一起来,则是最好的。
第三,时间要遵守。遵守时间,无故缺席或中途退场。如果庆典的起止时间已有规定,则应当准时开始,准时结束。要向社会证明本单位言而有言,此其时也。
第四,表情要庄重。在应典举行期间,不允许嘻皮笑脸、嘻嘻哈哈,或是愁眉苦脸、一脸晦气、唉声叹气,否则会使来宾产生很不好的想法。在举行庆典的整个过程中,都要表情庄重、全神贯注、聚精会神。假若庆典之中安排了升国旗、不许可不起立、不脱帽、东张西望、不唱或乱唱国歌与“厂歌”。在起立或坐下时,把座椅搞得乱响,一边脱帽一边梳头,或是在此期间走动和找人交头接耳,都应被为危害本单位形象的极其严重的事件。
第五,态度要友好。这里所指的,主要是对来宾态度要友好。遇到了来宾,要主动热情地问好。对来宾提出的问题,都要立即予以友善的答复。不要围观来宾、指点来宾,或是对来宾持有敌意。当来宾在庆典上发表贺辞时,或是随后进行参观时,要主动鼓掌表示欢迎或感谢。在鼓掌时,不要在对象上“挑三拣四”,不要“欺生”或是“杀熟”。或是非要跟对方“讨一个说法”不成。不论来宾在台上台下说了什么话,主方人员都应当保持克制,不要吹口哨、“鼓倒掌”、敲打桌椅、胡乱起哄。不允许打断来宾的讲话,向其提出挑衅性质疑,与其进行大辩论,或是对其进行人身攻击。 
第六,在出席庆典时,主方人员在举止行为方面应当注意的问题有:不要:“想来就来,想走就走”,或是在庆典举行期间到处乱走、乱转。或是朝自己的“领居”甚至主席台上的人挤眉弄眼、出怪样子。不要有意无意地作出对庆典毫无兴趣的姿态,例如看报纸、读小说、听音乐、打扑克、作游戏、打瞌睡、织毛衣,等等。不要让人觉得自己心不在焉,比方说,寻呼机“一鸣惊人”,探头探脑,东张西望,一再看手表,或是向别人打听时间。或是为了显得自己玩世不恭,而产生逆反心理,作出傻事来。
第七,则务须谨记以下四个重要的问题:一是上下场时要沉着冷静。走向讲坛时,应不谎不忙,不要急奔过去,或是慢吞吞地“起驾”。在开口讲话前,应平心静气,不要气喘吁吁,面红耳赤、满脸是汗、急得讲不出话来。二是要讲究礼貌。在发言开始,勿忘说一句“大家好”或“各位好”。在提及感谢对象时,应目视对方。在表示感谢时,则应以自己的掌声来回礼。在讲话末了,应当说一声“谢谢大家”。三是发言一定要在规定的时间内结束,而且宁短勿长,不要随意发挥,信口开河。四是应当少作手势。含义不明的手势,尤其应当在发言时坚决不用。
    以自己上佳的临场表现,来表达对于主人的敬意与对庆典本身的重视。倘若在此时此刻表现欠佳,是对主人的一大伤害。也绝不可去而失礼。
    当外单位的人员在参加庆典时,而不是仅仅只代表自己个人的话,更是特别要注意自己临场表现,丝毫不可对自己的所作所为自由放任、听之任之。

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